关键的外卖
虽然大多数公司会把土地、建筑、知识产权和融资渠道列为他们拥有的最有价值的东西，但信息和记录实际上是他们最重要的资产之一。记录的信息是进行商业交易的关键组成部分，对于通知决策、证明合规和避免处罚都是必不可少的。简单地说，不充分的记录保存对您的组织来说是一种风险。
与记录保存不当相关的风险
记录是…的重要组成部分承包商管理。合同本身是这些记录的第一个也是最重要的部分。必须迅速记录合同的添加，删除或修订，以何种尊重流程和政策而不是快速销售或交易。
此外，如果没有适当的管理，协议就会被“归档”，而承包商之间的关系往往会远远超出期限，或者只是因为错过了终止期限而延期。这就否定了更新过程可能带来的任何好处。
（学习关于承包商管理从开始到结束:承包商管理的四个阶段.）
管理不定和错位记录引领了一系列其他问题，包括以下内容。
1.错过最后期限和失去竞争优势
承包商可能会对其产品或服务收取更高的费用，因为合同没有按目前的市场价值如期续签。
2.对企业声誉的损害
潜在的项目缺陷可能在项目完成数年后发生。当承包商记录丢失或难以找到时，贵公司的声誉就处于危险之中。这会损害你公司的声誉，使你的公司处于竞争劣势。
3.丧失企业历史和知识
当涉及到承包商管理时，那些记录保存不充分的公司往往依赖于关键人员的知识。当员工流失时，企业的知识也就丢失了。
4.工人和工作流效率低下
如果没有足够的记录，你的工人将花费太多的时间寻找承包商协议和相关的记录。
5.可怜的响应时间
当发生意外事件时，就像新的法规，破产，业务并使，自然灾害或紧急情况一样，可以快速访问所有承包商记录至关重要。
6.由于控制不足导致的信息处理不当
没有对记录进行充分控制的公司无意中助长了员工对信息的错误处理。在最坏的情况下，员工可能会泄露有价值的信息，如价格或敏感的员工数据给竞争对手。
7.缺乏法规遵从性
对承包商记录的不良管理可能导致错过与法规相关的更新和最后期限，以及忽视合同义务。
8.现金流不足
管理不良的承包商记录可能导致错过合同义务和付款截止日期。如果不维护正确的记录，也会发生承包商多付款。
记录糟糕的保存也使承包商处于危险之中
对任何雇佣承包商的公司来说，适当的记录保存都是必要的，但对承包商本身也同样重要。糟糕的记录和糟糕的合同管理对他们的业务是一个风险。有时，寻找新项目的承包商会忽略合同细节，以快速确保工作。
(了解更多关于承包商管理最佳实践.）
尽管每个项目都有一定程度的不确定性，但这里有一些最常见的风险，承包商可以通过更好的记录来避免。
1.无效的计费实践
不良的记录保持导致错过帐单里程碑和现金流问题。迟交账单将不可避免地导致延迟付款，更容易引起客户的争议。
2.库存损失
从就业站点错位或偷走的工具和设备是商业责任。保持适当的设备库存对于避免延迟，降低运行成本以及最小化未来费用至关重要。
3.安全及规管事宜
承包商有责任遵守所有相关规定。确保合规需要尽职调查和持续的记录维护。
对安全法规的不重视可能会导致更多的事故，增加调查，更高的保险费，以及客户和声誉的损失。当你的公司在诉讼过程中无法提供文件或政府机构要求时，可能会引发诉讼。
| 免费下载:合格承包商指南:风险和最佳实践 |
4.项目后期
注意项目进度是承包商记录的一个组成部分。拖延完工的项目通常会受到经济处罚，或者在更长的时间内支付工人和管理人员的额外费用。记录每天完成的工作将帮助你的公司保持正轨，并提前意识到任何潜在的延迟。
记录保留
良好的记录建立在准备和维护可靠和准确的文件，提供每个业务交易的证据。您的文件保留政策和程序应旨在满足所有法律和监管的存储要求，并根据各种因素，包括隐私法，风险容忍，争议潜力以及您自己的访问需求。
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